Organiser un congrès peut être une tâche difficile et stressante. Il y a tellement de choses à prendre en compte, comme la gestion des inscriptions, la vente de billets, la gestion des paiements, etc. Heureusement, il existe des outils qui peuvent vous aider à gérer toutes ces tâches de manière efficace et professionnelle.
Comment choisir la billetterie pour votre congrès
Il existe de nombreuses billetteries professionnelles sur le marché, il est donc important de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins. Voici quelques critères à prendre en compte lorsque vous choisissez une billetterie professionnelle pour votre congrès :
- Fonctionnalités : assurez-vous que la billetterie professionnelle que vous choisissez offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, comme la gestion des inscriptions, la vente de billets en ligne, la gestion des paiements, etc.
- Facilité d’utilisation : assurez-vous que la billetterie professionnelle que vous choisissez est facile à utiliser. Vous ne voulez pas passer des heures à essayer de comprendre comment fonctionne l’outil.
- Coût : assurez-vous que la billetterie professionnelle que vous choisissez est abordable. Vous ne voulez pas dépenser une fortune pour un outil que vous n’utiliserez peut-être qu’une fois.
Les fonctionnalités pour les organisateurs
Une fois que vous avez choisi la bonne billetterie professionnelle pour votre congrès, il est temps de commencer à l’utiliser pour gérer les inscriptions. Voici comment procéder :
- Créez un formulaire d’inscription personnalisée : pour demander toutes les informations nécessaire au bon déroulement de votre congrès.
- Diffusez le formulaire à vos visiteurs : via les réseaux sociaux, email, sms, etc…
- Recevez les paiements directement en ligne : les utilisateurs peuvent payer directement par CB en ligne, ou vous indiquer, si vous l’autorisez qu’ils vont envoyer le paiement par virement ou par chèque.
- Gérez les inscriptions : utilisez la billetterie professionnelle pour gérer facilement les inscriptions. Vous pouvez voir en un coup d’œil combien de personnes se sont inscrites, quelles sont les informations qu’elles ont fournies, etc.
- Scannez les utilisateurs à l’entrée du congrès : assurez vous du droit d’entrée de chaque visiteur au congrès et récoltez les données de passage pour vos statistiques de fréquentation.
- Gérez les participations aux conférences : chaque participants peut avoir le droit ou non de participer à certaines conférences. Un scan à l’entrée de la salle permet de vérifier les accréditations.
Les fonctionnalités pour les participants à votre congrès
En plus de vous aider à gérer les tâches administratives liées à l’organisation d’un congrès, une billetterie professionnelle peut également vous aider à améliorer l’expérience des participants. Voici quelques façons d’utiliser une billetterie professionnelle pour améliorer l’expérience des participants à votre congrès :
- Personnalisez les badges : utilisez la billetterie professionnelle pour personnaliser les badges des participants avec leurs noms, leurs photos, etc.
- Envoyez des e-mails automatiques : utilisez la billetterie professionnelle pour envoyer automatiquement des e-mails de bienvenue aux participants lorsqu’ils arrivent à votre congrès.
- Notifiez les organisateurs : utilisez la billetterie professionnelle pour notifier les organisateurs lorsque des personnes importantes arrivent à votre congrès.
- Scannez les badges comme une carte de visite : utilisez la billetterie professionnelle pour permettre aux exposants de scanner les badges des participants pour récupérer leurs coordonnées.
Si vous souhaitez être accompagné pour les outils technique de billetterie spécialement conçu pour les congrès, n’hésitez pas à nous contacter.
