Contexte et objectifs
Client : Organisateurs d’un événement de rugby.
Objectif : Automatiser et simplifier la gestion des accès aux repas pour les bénévoles, en garantissant une distribution efficace et juste des repas.
Défis rencontrés
- Gestion des accès aux repas : Les bénévoles avaient des droits différents pour les repas (certains avaient accès à tous les repas, d’autres uniquement au déjeuner du samedi, etc.).
- Contrôle des accès : Il était nécessaire de vérifier de manière fiable et rapide si chaque bénévole avait droit aux repas, tout en évitant les abus.
- Simplification du processus : Besoin d’une solution simple et rapide pour les bénévoles et les organisateurs, permettant une gestion fluide des accès.
Solutions apportées
- Badges personnalisés :
- Création de badges individuels pour chaque bénévole, intégrant un QR Code unique.
- Chaque badge encode les droits spécifiques de chaque bénévole pour les repas (tous les repas, seulement certains repas, etc.).
- Système de scan avec interface mobile :
- Développement d’une application mobile pour scanner les badges des bénévoles.
- Interface utilisateur intuitive avec des indicateurs visuels :
- Vert : Accès autorisé pour le repas en question.
- Rouge : Accès refusé (le bénévole n’a pas droit à ce repas).
- Orange : Le bénévole est déjà passé pour ce repas.
- Fonctionnalité de scan rapide pour éviter les files d’attente et assurer un contrôle efficace.
- Gestion centralisée des données :
- Base de données centralisée pour gérer et mettre à jour les droits d’accès des bénévoles en temps réel.
- Accès à des rapports et des statistiques pour les organisateurs, permettant de suivre l’utilisation des repas et d’ajuster les besoins logistiques.
Résultats et bénéfices
- Contrôle efficace des accès : La vérification rapide et fiable des droits d’accès a permis de garantir que seuls les bénévoles autorisés recevaient les repas, réduisant ainsi les abus.
- Simplicité et rapidité : L’interface de scan mobile a simplifié le processus pour les bénévoles et les organisateurs, réduisant les files d’attente et améliorant l’expérience globale.
- Gestion optimisée : Les organisateurs ont pu mieux gérer les repas et adapter leur logistique grâce aux données en temps réel sur les passages des bénévoles.
L’automatisation de la gestion des accès aux repas pour les bénévoles a permis aux organisateurs de l’événement de rugby de garantir une distribution efficace et juste des repas. Grâce à des badges personnalisés et à une application de scan mobile intuitive, le processus de contrôle des repas a été simplifié, améliorant l’efficacité et la satisfaction des bénévoles.
